Thay đổi văn hóa doanh nghiệp hiệu quả bắt đầu từ các buổi họp

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp là việc không đơn giản và dễ dàng gì với doanh nghiệp. Để đạt được hiệu quả tốt nhất thì nên bắt đầu từ việc thay đổi văn hóa trong các buổi họp.

Văn hóa doanh nghiệp là “tập hợp những giá trị và chuẩn mực về niềm tin, hành vi, cách nhận thức và phương pháp tư duy được mọi người trong công ty cùng công nhận, suy nghĩ và hành động như một thói quen.”

Cuộc họp ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp như nào?

Văn hóa doanh nghiệp tồn tại trong các thực thể hữu hình như văn phòng, đồ đạc cơ sở vật chất, trong các tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, các ấn phẩm truyền thông,… truyền tải đến chúng ta thông qua màu sắc, các khẩu hiệu, các họa tiết.. những yếu tố thể hiện tính cách doanh nghiệp.

Văn hóa, một cách khác, xuất hiện và tồn tại trong tổ chức vô hình thông qua các buổi gặp gỡ, các buổi họp, các buổi tiệc hay các buổi team-building,… giữa các hoạt động kết nối giữa con người với con người.

Thống kê cho thấy: Các buổi họp phục vụ cho gặp gỡ, thông báo, đề xuất, đóng góp ý tưởng, đánh giá,… là hoạt động mang tính kết nối chiếm nhiều thời gian nhất trong doanh nghiệp. Theo thống kê, trung bình tại một công ty, mỗi tháng có tới 62 cuộc họp được tổ chức tương đương với 24 giờ mỗi tuần được sử dụng để họp. Mỗi cuộc họp trung bình có 9 người tham gia.

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp hiệu quả bắt đầu từ các buổi họp 1

24 giờ cho mỗi tuần tương đương với 96 giờ đồng hồ cho mỗi tháng – một con số khổng lồ dành cho việc họp. Thời lượng này chủ yếu dành cho tương tác và giao tiếp nội bộ. Vì thế, “niềm tin, hành vi, cách nhận thức và phương pháp tư duy” của toàn thể các thành viên – những yếu tố hình thành nên văn hóa doanh nghiệp sẽ được thể hiện trong giờ họp nhằm đạt được công nhận chung của tập thể. Lúc này, văn hóa sẽ gián tiếp được hình thành.

Khi nào bạn nên thay đổi văn hóa trong các buổi họp?

– Các buổi họp thường kéo dài trên 30 phút

– Không có thời gian biểu rõ ràng

– Không có quy chuẩn cho phòng họp/trang thiết bị/người tham gia

– Cuộc họp có quá nhiều thủ tục và nguyên tắc

– Nội dung cuộc họp hoàn toàn thay thế được bằng một email

Cách thay đổi văn hóa doanh nghiệp hiệu quả từ các buổi họp

Học theo chiến lược của Amazon

Nguyên tắc số một của Jeff Bezos – Nhà điều hành của Amazon trong việc kiểm soát các cuộc họp đó là nguyên tắc hai chiếc pizza.   

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp hiệu quả bắt đầu từ các buổi họp 2

Tại sao lại là hai chiếc pizza? Số người trong một phòng họp cần được kiểm soát bởi phần pizza tưởng tượng mà mỗi người có thể có. Nếu số người này không thỏa mãn khẩu phần của hai chiếc pizza, có nghĩa là đang có có quá nhiều người trong phòng, điều này có thể khiến cuộc họp kéo dài vô tận và kìm hãm sự sáng tạo.

Kết quả của những nguyên tắc này đó là: tạo ra một văn hóa tổ chức đặc biệt của riêng Amazon – thúc đẩy một môi trường hướng đến hiệu suất, thúc đẩy nhân viên đổi mới. Mỗi nhân viên đều là một yếu tố “hạt nhân” đầy năng lượng: tập trung vào chuyên môn của mình, tối ưu hiệu suất làm việc bằng cách lược bỏ những quy trình phức tạp mang tính chất thủ tục, kém hiệu quả.

Hiệu quả của công việc, nhờ văn hóa này, được đảm bảo và chứng minh bởi doanh thu khổng lồ hàng năm cùng nguồn khách hàng trung thành của họ. Nhân viên tại Amazon, bằng cách hòa nhập với văn hóa khác biệt của công ty đã biến Amazon thành một trong những công ty được khát khao làm việc nhất.

Amazon là một ví dụ hoàn hảo về điều gọi là hợp nhất văn hóa thương hiệu và tổ chức nội bộ, giải thích cho sự thành công của một đế chế hết sức lớn mạnh hiện nay.

Thay đổi văn hóa họp một cách triệt để

Để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp, trước tiên, nhà quản trị cần xây dựng cho công ty một “văn hóa họp” hiệu quả:

  • Thiết lập chuẩn mực cho một buổi họp

Như đã đề cập, chuẩn mực của buổi họp là yếu tố vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, văn hóa công ty được hình thành từ những yếu tố chuẩn mực vô hình bồi đắp theo thời gian. Những buổi họp chuẩn mực sẽ dần đi thành thông lệ và bồi đắp nên văn hóa lâu dài cho doanh nghiệp.

  • Kết thúc buổi họp bằng một tổng kết rõ ràng

Tránh việc nhân viên vẫn hoang mang sau buổi họp về những nội dung “nửa vời” chưa được thống nhất, nhà lãnh đạo nên tổng kết buổi họp với những vấn đề đã đặt ra, những nội dung đã được giải quyết và những ý tưởng có thể sử dụng trong dự án sắp tới.

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp hiệu quả bắt đầu từ các buổi họp 3

  • Tạo cơ hội gắn kết nhân viên thông qua các buổi họp

Tại sao lại không tranh thủ cơ hội gắn kết các thành viên tại các buổi họp – nơi mà họ có cơ hội gặp gỡ, giao tiếp, kết nối với nhau nhiều nhất. Làm sao để làm nóng mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng một nhóm hay phòng ban trong tổ chức?

Chia đồng đội của mình thành các nhóm nhỏ, cùng chơi một vài trò chơi vận động hoặc suy luận nho nhỏ trong buổi họp cũng chính là cách tăng “chất kết dính” giữa mọi người với nhau.

Áp dụng công nghệ để thay đổi và xây dựng văn hóa

Thấu hiểu những trở ngại và khó khăn của doanh nghiệp trước những buổi họp rườm rà, tốn thời gian, phức tạp bởi những thủ tục không cần thiết… Ứng dụng ACheckin dựa trên nền tảng công nghệ mới  nhất đã ra đời không chỉ giúp Doanh nghiệp quản trị nhân sự mà còn hỗ trợ tính năng xây dựng văn hóa công ty:

– Công cụ truyền thông nội bộ: Cập nhật thông tin trên Bảng tin; Update thông tin nội bộ qua hình ảnh, video trên máy chấm công; Thông báo qua điện thoại đến nhân viên nhanh chóng
– Hệ thống tặng thưởng và quà tặng cho nhân sự: Tặng thưởng dễ dàng ngay trên ứng dụng, quà tặng online thu hút, đa dạng
– Trò chơi tương tác cho sự kiện tập thể: Game kết hợp giữa online và offline, không giới hạn người tham gia dành cho sự kiện tập thể như team building, liên hoan, lễ tết,…

Tải app miễn phí cho iOS và Android về dùng thử tại: https://acheckin.vn/download

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp hiệu quả bắt đầu từ các buổi họp thường ngày là bước đầu tiên để thực hiện kế hoạch xây dựng văn hóa tổ chức lâu dài.

 

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*